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ERP實施的突破口!

2018-07-21

樹立起大家對ERP系統的期待和信心,在項目開展之初相當必要,如果成功,這將成為項目實施的突破口。

 

  我曾受聘于一家港資企業,負責該公司的ERP實施項目。和老板面談時,他曾很擔心地問過我這樣一個問題:在推進項目過程中,如果出現各部門不聽從安排和調配,你會怎么辦?老板的問題讓我馬上意識到,該公司在執行力方面存在很大的問題,“管理失控”肯定是高層面臨的最頭痛的事。

 

  當時,我的回答非常簡短:首先,我會從易出成效的事入手,由易而難逐漸推進;其次,人與人之間溝通是需要時間和方法的,我相信自己有這種能力。

茫然和抵觸

 

  進入公司后,我才進一步了解到,和眾多想上ERP系統的企業一樣,公司面臨很多急需解決的問題。比如說,不能向已選定的某ERP供應商提出明確的需求,更對該公司的產品缺乏基本的了解,甚至連項目驗收標準也沒有。

 

  談到ERP,同事們一般有兩種態度:一是茫然,不知道何謂ERP,有些人甚至經常把“ERP”念成“EPR”,經我糾正多遍后仍不‘悔改’,搞得我哭笑不得。

 

  二是抵觸,對項目成功缺乏信心。有點ERP理念的人通常知道ERP實施成功率低,頭緒多,是個系統工程。再說,企業管理基礎薄弱是不爭的事實。因此我經常聽到諸如“某某企業都沒搞起來,我們憑什么能搞好”的言談。

 

  多年實施的經驗告訴我:項目實施的推進工作不僅是個技術活,也是個公關活。人都是有慣性和惰性的,ERP就是要改造傳統的觀念和流程。如何切入?如何去說服?我采取了以下辦法。

實施過程盡量透明化、文字化、規范化

 

  在與高層的交流中我感覺到,高層愿望與基層操作存在很大的差異。如何將高層愿望進行自上而下的解碼,轉換成基本操作中的工作習慣和準則,是我首先要解決的問題。

 

  比如,高層希望按訂單控制材料領料數量,超出訂單時要清楚地知道原因。而實際上呢,領料形同虛設,因為生產車間居然有倉庫的鑰匙,他們可以自主隨意領料。有時候開領料單,有時候不開,即便是開出的數據也缺乏核對的依據,物流數據缺乏連慣性和可追溯性。

 

  這種弊端,在采用傳統方式管理、缺乏信息化手段的企業中普遍存在。為了得到一張你所需要的報表,就要維護基礎數據做好每一張單據。

 

  沒有人了解ERP的功能是建立在哪些細節操作的基礎上,需要以哪些方法作為指導,最終大家付出的努力會產生多大量化的效果。

 

  ERP實施人員一個很重要的工作,就是展現藍圖、激勵全體、指導實施和創造成果。因此實施過程要盡量文字化和透明化。這一方面可以形成共識,另一方面還可以整理實施思路,作為調整工作任務偏差的依據。

 

  我以甘特圖列出詳細的實施計劃和實施文檔清單,又對整個實施過程每月按照實施計劃目標分解,制訂了月計劃,每一周按月計劃目標分解制定周計劃,并將每月、每周的工作總結情況匯報給高層,并通知中層。

 

  每一層的計劃都詳細列出實施內容及所需配合的部門,并對配合的部門進行了打分考評,以便中、高層對項目的進展有大致的了解。

分步實施由易到難

 

  雖然ERP是先進而高度集成的系統,同時邏輯性和嚴謹度也非常高,但系統上線工作不可能做到一步到位。我采用“先僵化再固化直至優化”的指導思想。

 

  譬如倉庫系統的業務處理。由于倉庫系統最先上線,最開始時業務處理流程與采購、銷售、生產是脫節的,當銷售、采購上線后,倉庫業務處理就需要與相關部門對接起來,實現系統的整合優化,也可避免部門之間缺乏監督檢查,重復勞動工作等問題,增強數據可追溯性。

 

  我們收集基礎數據創建演示賬套,大批制作各部門現在手工統計的報表,大批量的自定義單據,使ERP系統中的許多表單與已有的表單格式一致或貼近,突出ERP系統在替代手工統計、數據分析上的優勢和效率,先展現系統今后會達到的效果。

 

  樹立起大家對ERP系統的期待和信心,在項目開展之初相當必要,如果成功,這將成為項目實施的突破口。

 

  我搞實施多年,見過許多實施顧問堅決要求客戶向標準的ERP商業套裝軟件靠近。

 

  我卻始終認為,ERP實施是一個漸進和長期的過程,如果太急則欲速不達。無論現存的管理現狀是多么落后和惡劣,就算要變革,也不能希望一斧子砍下去就能成功。

 

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