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成長型企業ERP實施的八大準則

2018-07-21

眾所周知,成長型企業在ERP實施過程中一直遇到挑戰。一方面是管理精細化對管理信息系統的要求,一方面是ERP系統的實施投資大、周期長,實際效果也似乎不明顯。為了縮短ERP系統的實施周期,降低系統實施成本,企業需要立足于公司的實際情況和現實需要,需要參照已經成功實施ERP系統的企業的經驗,快速實施,降低風險。

 

一、簡化ERP系統的基礎數據

 

基礎數據的整理是ERP系統實施過程中一項非常繁瑣的工作,同時業務的變更往往需要基礎數據的重新整理。基礎數據的整理來源于記錄業務數據的需要,而公司每天發生的業務形形色色,如果什么樣的業務數據都想記錄在ERP系統中,那ERP系統的基礎數據整理量也很大,而業務的變更往往又需要基礎數據的重新整理。從ERP系統的實用性出發,20%的基礎數據往往決定了ERP系統80%的運行效果。簡化ERP系統的基礎數據,只整理關鍵的基礎數據,可以減少項目實施的工作量,縮短實施周期。

 

二、周詳完善的實施范圍和實施計劃

 

很多企業實施的ERP項目,在實施之初沒有根據企業所在行業的特征以及目前的狀況,制定一個完善周詳的實施計劃和實施范圍,什么模塊都想上,結果真正使用的都是很小的一部分。因為規劃錯誤造成的金錢和時間的浪費是非常普遍的,對企業整個項目的影響也是難以估量的。所以,有一個周詳完善的實施規劃,是保證高效完成這個項目的大前提。

 

三、盡量實施和使用ERP系統的標準流程和標準功能

 

  ERP系統實施的根本原則是在保證ERP系統實施效果的前提下,將ERP系統設計得越簡單實用越好。實施ERP系統的標準功能,一方面可以減少定制開發的工作量,一方面可以避免ERP系統運行當中的程序出錯,同時,標準功能往往是最簡單的。正因為標準功能的上述優點,實施ERP系統的標準功能可以降低實施難度,縮短實施周期,降低實施成本。

 

通過我們對各個公司的ERP實施調查發現,絕大部分企業在ERP實施過程中不使用標準流程和標準功能,不是產品問題,而是企業中的業務部門站在本部門的角度,希望ERP系統能盡可能和當前的手工操作一致,而不愿意改變當前的業務操作模式。其實,ERP系統的標準功能往往是系統最有價值的部分,實施ERP系統的標準功能可以滿足企業80%以上的管理信息化要求。

 

四、從優化整個供應鏈價值流的角度簡化ERP系統

 

  構成ERP系統的主要元素有:組織結構、基礎數據、業務流程、控制參數和交易數據等,而組織結構的設計又是影響ERP系統實施和運行的最關鍵因素,組織結構的變化可能要求ERP系統的重設計和重實施。

 

公司組織結構的設計當然是從利潤最大化、快速滿足客戶需求等企業目標出發,如何來優化企業運行當中的物流、資金流和信息流。

 

五、重點關注影響ERP系統集成的控制參數

 

ERP系統的最大優點是其信息集成的特點,某些系統控制參數的設計影響著業務流程和信息的集成,項目實施過程中必須給予重點關注;另一方面,為了擴大ERP系統的使用面和使用功能,軟件公司在開發和設計ERP軟件時,在集成功能的基礎上往往還會開發出一些對個別部門或許有用的小功能,這些小功能對某些行業可能有用,而具體到某個企業卻不一定實用,過分注意這些小功能的實施和使用,會分散項目組的實施精力,延長項目實施周期。

 

六、只記錄關鍵的交易數據

 

  ERP系統并不是一種即插即用的解決方案,無論是實施、升級、集成,還是棄用,都不是一件很容易的事情。在企業信息化過程中,不是說信息越集成越好,一般來講,越集成的信息系統越難實施和使用。另一方面,隨著企業業務的發展,系統中記錄的業務數據每天都在增加,對硬件的要求也越來越高,只記錄關鍵的交易數據可以減少數據的記錄量和存儲量,降低企業信息化過程當中的硬件投資。

 

企業在實施ERP系統中,一般優先實施財務會計、管理會計、生產計劃、采購管理、銷售管理和庫存管理等模塊,而質量管理、設備維護等模塊的實施則必須重點區別對待,有時候用其他的系統來記錄質量信息或設備信息在信息集成上可能差點,但ERP系統簡單了,ERP系統的實施難度和實施成本也降低了。

 

七、在ERP實施過程當中采取同步工程的項目管理方法

 

ERP系統實施項目大體可以分為項目準備、培訓、業務藍圖、系統設計、上線準備、上線支持及持續改進等階段,各階段的工作既有側重點,又有交叉。ERP實施過程當中的同步工程式項目管理方法與新產品開發項目的管理在原理和技巧上是類似的。采取同步工程式的項目管理方法,可以在同一時期內同時進行兩項或兩項以上的項目具體工作,從而縮短ERP系統的實施周期。

 

八、關鍵依靠企業內部ERP實施人員,以我為主

 

  企業內部ERP系統實施人員因為熟悉企業現實情況,認同企業的文化和經營理念,同時又要在企業長期工作,在實施ERP系統過程當中往往會從長遠角度來考慮ERP系統的實施,如果對他們予以系統的培訓,同時采取快速化ERP系統實施原則,關鍵依靠他們,不僅可以降低ERP系統實施成本,還可以確保項目質量。

 

  不管是選擇怎樣的產品或實施供應商,企業還是應該以企業為主進行系統實施,通過進行知識轉移,在企業中建立和培養一支懂業務懂管理又懂技術的企業內部管理咨詢和ERP實施隊伍,項目結束后能獨立有效地進行最終用戶使用指導和系統維護工作。這樣的ERP項目實施才算得上是成功的。

 

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